Confraternização de fim de ano em Porto Alegre: como organizar a festa da empresa

Quando começar a organizar

O quanto antes. Segundo o Google Trends, as buscas por confraternização disparam em novembro e dezembro: é quando as empresas correm atrás de data e de lugar. No fim do ano, as empresas disputam as mesmas datas, e as sextas e sábados de dezembro costumam ser os primeiros a sair da agenda dos espaços. Por isso, a ordem que funciona é: data e local primeiro, fornecedores depois.

Se as datas mais disputadas já estiverem ocupadas, considera alternativas que costumam dar certo:

• Quinta-feira ou início de dezembro, quando a agenda ainda está mais livre;
• Final de novembro, antes da correria das férias;
• Confraternização de começo de ano, em janeiro ou fevereiro, para celebrar as metas do ano que começa.

Escolhe o formato antes do lugar

O formato define o espaço de que tu precisa. Antes de sair pedindo orçamento, combina com a liderança qual destes modelos tem mais a cara da empresa:

• Jantar com mesas: mais formal, bom para equipes que querem conversar. Pede espaço para mesas e cadeiras e uma cozinha que dê conta do serviço.
• Festa com DJ e pista: o clássico de fim de ano. Pede som, luz e uma pista de verdade.
• Premiação seguida de festa: a empresa reconhece as pessoas no palco e depois libera a pista. Pede palco, microfone e um roteiro bem amarrado.
• Show: uma banda contratada ou a banda dos próprios colaboradores. Pede palco, camarim e sistema de som completo.
• Happy hour estendido: mais curto e informal, com coquetel e música ambiente.

Formatos híbridos funcionam muito bem: jantar ou coquetel no começo, premiação curta e pista aberta no fim.

O que entra no orçamento

Cada empresa tem uma verba diferente, mas os itens que aparecem em quase todo orçamento de confraternização são estes:

• Locação do espaço, com o que está e o que não está incluso;
• Comida: jantar, buffet, finger food ou coquetel;
• Bebidas e bar: open bar, consumação ou bar operado por terceiros;
• Música: DJ, banda ou os dois;
• Som, luz e palco, quando o espaço não tem estrutura própria;
• Decoração e brindes;
• Foto e vídeo para a comunicação interna;
• Transporte da equipe ou parceria com aplicativo de transporte, principalmente se houver bebida alcoólica.

Como escolher o local

Com o formato e o número de convidados em mãos, avalia cada espaço com estas perguntas:

• Capacidade: cabe todo mundo com conforto, inclusive se a empresa liberar acompanhantes?
• Localização: é fácil chegar de carro, de aplicativo e de transporte público?
• Estrutura: tem palco e som para discursos, premiação e apresentações?
• Climatização: em dezembro, Porto Alegre esquenta. Ar-condicionado faz diferença.
• Acessibilidade: entrada, banheiro e circulação acessíveis para toda a equipe.
• Bar e cozinha: como funciona o bar e se o buffet pode usar a cozinha do local.

Para aprofundar, temos um guia só sobre isso: como escolher um espaço para eventos em Porto Alegre.

Ideias para fugir do “mais do mesmo”

• Premiação de verdade no palco, com luz, trilha e entrada para cada homenageado;
• Festa temática: flashback anos 80, 90 e 2000, baile de máscaras, karaokê;
• Show da banda da empresa abrindo a noite;
• DJ com setlist colaborativo, montado a partir de pedidos da equipe;
• Amigo secreto no palco, rápido e com microfone;
• After da convenção: se a empresa faz evento de resultados no fim do ano, a festa pode ser a continuação.

Checklist da confraternização

• Definir orçamento e número de convidados (com ou sem acompanhantes)
• Escolher o formato da noite
• Escolher data principal e uma data alternativa
• Reservar o espaço e conferir o que está incluso
• Contratar comida, bebida e música
• Montar o roteiro da noite, com discursos curtos e horário de cada momento
• Enviar o convite e pedir confirmação de presença
• Organizar o transporte da volta
• Combinar foto e vídeo
• Fazer a comunicação interna antes e depois da festa

Perguntas frequentes